zondag 20 september 2015

Compliance, Awareness, Business Principles...: verplicht en saai?

Compliance, Awareness, Gedragscode, Veiligheid, Business Principles... wat hebben al deze onderwerpen met elkaar gemeen?

We moeten het antwoord niet ver gaan zoeken: alle zijn het onderwerpen die enerzijds saai en langdradig zijn en anderzijds gaat het om inhoud die door iedere werknemer verplicht moet doorgenomen worden.

Deze onderwerpen zijn in de overgrote meerderheid van de bedrijven ideaal voor e-learning modules. Dat is op zich ook logisch aangezien het om een materie gaat die door alle werknemers binnen een zo klein mogelijk tijdsbestek moet doorgenomen worden zodat het bedrijf aan de wettelijke vereisten voldoet. Al te vaak echter zijn deze modules saai en zijn ze het slachtoffer van doorklikgedrag. De modules worden in een record tijd doorlopen en de juiste antwoorden op de 4 vragen van de eindtest vinden al vlug hun weg doorheen het ganse bedrijf.

Bovendien zijn het verplichte, opgelegde modules waarvoor niet al te veel marketing moet gevoerd worden. Of de werknemers deze modules van zo'n 20 minuten nu in 3,5 of 35 minuten, daar wordt weining of geen aandacht aan besteed. De deelname wordt op het LMS geregistreerd en (bijna) iedereen behaalt 100% op de eindtest. Missie volbracht!

Dit alles maakt dat e-learning vaak een negatief beeld krijgt.

Laten we enkele tips bekijken om deze modules een aangenamer, ernstiger en leerrijker karakter te geven:

* het doorklikgedrag is op een eenvoudige wijze tegen te gaan, nl. door de knop “Volgende” te desactiveren en pas op het einde van de audio te vermelden waar er moet geklikt worden om naar het volgende scherm te gaan;
* de eindtest kan ook op een intelligenter manier opgevat worden, nl. door een pot van 12 à 20 vragen te voorzien, waaruit de deelnemer er at random 4 krijgt. Zorg er bovendien voor dat de mogelijke antwoorden voor elke vraag in een willekeurige volgorde staan en dat ze voldoen aan de taxonomie van Bloom;
* op het LMS kan ook ingesteld worden dat de deelnemer automatisch een reminder krijgt om de module opnieuw te doorlopen als zijn doorlooptijd kleiner is dan een gemiddelde tijd;
* aan de module kan een managerssessie gekoppeld worden, bv. 10 à 15 minuten tijdens een teamvergadering;
* de laatste maar misschien wel belangrijkste tip is: zorg voor een aantrekkelijk scenario, gebruik dialogen onder audio-vorm, toon enkel sleutelwoorden op het scherm en geen overvolle tekstpagina's... m.a.w. maak er een actieve en interactieve module van.

Un trajet d'apprentissage est beaucoup plus que la conversion en e-learning d’un catalogue existant de formations.

Il est tentant de penser, en entreprises, que la simple conversion en mode e-learning d'un catalogue de formations en papier et/ou en présentiel est la panacée. Un retour sur investissement optimal est le sophisme habituellement utilisé pour justifier cette opinion. Or rien n’est moins vrai !

Une analyse approfondie par un Expert Learning & Development peut faire économiser beaucoup d'argent à une entreprise. Trop souvent en effet, on constate que les plans de formation reposant sur un tel modus operandi finissent par tourner à l’échec. Car malgré le temps (jusqu’à deux ans dans la plupart des cas) et les moyens engagés (le recours à des prestataires externes onéreux) : tout doit souvent être recommencé !

Dans une entreprise m’ayant consulté pour revoir son trajet d’apprentissage, le processus de formation était le suivant : les senior managers devaient y assurer, en sus de leur travail courant, la formation et la supervision des jeunes cadres nouvellement embauchés ; également dans le but que ceux-ci, après quelques années, une fois devenus senior managers à leur tour, aient intégré et poursuivent le processus.

Aussi le plan de formation était-il très simple, consistant en une série de documents PDF mis à disposition des junior managers, assortie d’une possibilité de questions ou remarques à des cadres supérieurs de référence. Ceci pour qu’à l’issue de sa période d’adaptation, chaque junior manager reçoive ses premières missions tout en conservant la possibilité d’interroger son senior manager de référence ou de consulter une grande bibliothèque de documents PDF… malheureusement constituée de notes sans réelle structure, de simples manuscrits numérisés, de documents épars, etc.

Classiquement, la demande que la direction RH de l’entreprise m’adressa était de convertir la bibliothèque de documents PDF en une bibliothèque de modules e-learning, bien entendu au moyen d’un outil simple et donc peu coûteux…

Après une analyse approfondie des besoins, notamment au travers d’un atelier avec quelques senior et junior managers (sur base volontaire), un certain nombre de points saillants furent identifiés. Voici un aperçu des plus importants:

* Un suivi réel des activités d’apprentissage des jeunes cadres faisait défaut, puisque tout passait par des documents PDF sur l'intranet (pas de LMS, de sorte qu'il n'y avait que les données de Google Analytics).
* Il n’existait pas non plus de tests ou d’évaluations disponibles pour vérifier la maitrise de la matière « vue » par les jeunes cadres (ce qui ne veut pas toujours dire « assimilée »).
* L'implication des seniors managers était souvent très limitée puisqu'ils avaient d’autres « tâches importantes » à remplir et que certains d'entre eux séjournaient souvent à l'étranger.
* Enfin, il existait un décalage important entre la demande des juniors managers et la réponse des seniors managers.

A l’issue de cette analyse, et plutôt que de nous lancer dans une conversion effrénée de tous les documents existants, nous avons proposé la mise en œuvre d’un trajet d'apprentissage mixte basé sur les éléments suivants :

* Un groupe d'intervision formé de senior et junior managers intéressés (sur base volontaire) ;
* Un système de parrainage dans lequel le junior manager peut faire appel à des moments convenus à l'expérience de son « parrain » (un senior manager) désigné sur une base totalement volontaire.
* Une triple offre d’outils et ressources
1) un catalogue sélectif de modules en e-learning créés avec l’outil Rapid Learning,
2) des enregistrements vidéo,
3) des outils pour la communication synchrone (chat) et asynchrone (forum et blog) sur le LMS.
* En complément, des formations et séminaires en matières de communication et management.

Ce trajet d'apprentissage est maintenant utilisé avec succès, à la satisfaction des trois parties concernées.

dinsdag 15 september 2015

Een leertraject is meer dan een omzetting naar e-learning

Nog te vaak leeft in bedrijven het idee dat de omzetting van een volledige papieren en/of klassikale opleidingscatalogus naar pure e-learning de beste oplossing is.

Vaak wordt de drogreden aangehaald dat het de optimale ROI oplevert. Niets is echter minder waar!

Een doorgedreven analyse van een Learning & Development Expert kan een bedrijf handenvol geld besparen, want als een volledige catalogus met een externe partner in e-learning modules werd omgezet om na 2 jaar tot het besef te komen dat het nieuwe opleidingsplan geen vruchten afwerpt, moet alles opnieuw gedaan worden. Laten we even een recente case bekijken.

De bedrijfssituatie is als volgt: het bedrijf telt heel wat senior mnagers die naast hun job ook verantwoordelijk zijn voor de opleiding en begeleiding van nieuw aangeworven junior managers, die na 3 à 5 jaar op hun beurt senior manager zullen zijn.

Het bestaande opleidingsplan was heel eenvoudig: de nieuw aangeworven junior manager kreeg eerst een hele resem pdf-documenten door te nemen en kon met zijn eventuele vragen of opmerkingen terecht bij een hem toegewezen senior manager. Na een inloopperiode van zo'n 6 maanden kreeg hij dan zijn eerste opdrachten toegewezen en bij eventuele vragen of problemen kon de junior manager opnieuw een beroep doen op een uitgebreide bibliotheek pdf-documenetn (vaak ingescande handgeschreven, structuurloze notities van senior managers) of op het advies van zijn begeleidende senior manager.

De HR Manager riep mijn hulp in om de pdf-documenten met een eenvoudige tool (Rapid Learning) om te zetten in een bibliotheek van e-learning modules.

Na een doorgedreven behoefteanalyse en een workshop met enkele senior managers en junior managers (op vrijwillige basis) werden heel wat knelpunten gedetecteerd. Ziehier een overzicht van de belangrijkste ervan:

* Er was geen opvolging van de activiteiten van de junior managers aangezien alles via pdf-documenten op het Intranet verliep (geen LMS, dus enkel Google Analytics konden geraadpleegd worden);
* De betrokkenheid van de senior manager was vaak aanzienlijk beperkt, aangezien hij «belangrijkere opdrachten» had en een aantal onder hen ook vaak in het buitenland verbleef;
* Voor de junior manager waren er geen testen of assessments beschikbaar om te evalueren of ze de geziene stof ook daadwerkelijk onder de knie hadden;
* Er was vaak een aanzienlijke dode tijd tussen de vraag van de junior manager en het antwoord van de senior manager.

Uiteindelijk beantwoordden we met volgend blended leertraject volledig aan de behoeften en de verzuchtingen van het doelpubliek:

* Een intervisie groep samengesteld uit de junior managers en geïnteresserde senior managers (op vrijwillige basis);
* Een systeem van peterschap waarbij de junior mnager op afgesproken tijdstippen beroep kon doen op de ervaring van zijn peter, een senior manager (op volledig vrijwillige basis);
* Een catalogus van e-learning modules, aangemaakt met een Rapid Learning tool enerzijds en video-opnames andezrijds, waarbij op het LMS ook de tools voor synchrone (chat) als asynchrone (forum en blog) werden geactiveerd;
* Een aantal opleidingen (communicatie en management) in een competentiecenter.

Dit leertraject wordt nu met groot succes en met voldoening van de drie betrokken partijen toegepast.