Microlearning : prometteur, mais…

Microlearning, nano learning, bite-sized learning… tout le monde en parle et tout le monde veut l’utiliser absolument dans sa politique de formation. Microlearning pourrait bien être LA solution pour la politique de formation future au sein des organisations (pour plus de détails, lisez mon post précédent “Microlearning : est-ce LA solution miracle pour la politique de formation de l’avenir ?”).

Cependant, j’ai été confronté à plusieurs initiatives échouées. Chaque fois, j’ai essayé de découvrir la raison de l’échec pour ainsi redresser le projet et de le convertir quand-même en un succès. Car vraiment, cette forme d’apprentissage, qui était dans le top 3 des tendances d’apprentissage en 2016 et qui maintiendrai vraisemblablement cette place sans problème en 2017, est prometteur en différents points de vue, mais…

Il y a cependant plusieurs pièges qui, dans une première application de microlearning dans le cadre de la politique de formation, pourraient résulter dans une grande désillusion. Regardons les erreurs les plus fréquentes de plus près.

Tout d’abord on ne respecte pas toujours le concept de base de microlearning. Beaucoup de gens se fixent à la durée d’une telle unité d’apprentissage courte, à savoir entre 3 et 7 minutes. D’une part une unité d’apprentissage microlearning de 90 secondes est parfaitement possible et d’autre part, je trouve qu’une unité de 7 minutes est trop long pour cette forme d’apprentissage. Par exemple si je suis obligé de regarder une vidéo pendant 5 minutes avant de découvrir l’essentiel, j’évalue ce projet comme un échec. En plus ce n’est pas la durée qui est le facteur déterminant dans une unité d’apprentissage microlearning. Le facteur déterminant est : 1 unité d’apprentissage microlearning = 1 objectif de formation. Si votre concept contient 2 objectifs de formation et dure après développement 3,5 minutes, divisez-le en 2 unités d’apprentissage microlearning, chaqu’un correspondant à 1 objectif de formation et a la durée nécessaire.

Ensuite on dirait qu’il est indispensable d’appliquer microlearning toujours et partout. Les experts L&D font des pieds et des mains pour pouvoir intégrer une unité d’apprentissage microlearning dans leur trajet d’apprentissage. Si je leur demande pourquoi ils ont appliqué cette forme d’apprentissage, ils ne sont pas en mesure de me donner une réponse satisfaisante. Cependant, il y a plusieurs raisons qui justifient l’utilisation de microlearning comme forme d’apprentissage. Par exemple, dans le cadre de Just-In-Time Learning c’est l’approche idéale.

Troisièmement, c’est formidable de posséder d’une vaste bibliothèque d’unités d’apprentissage de microlearning, mais faites en sorte que ces unités soient facilement accessibles pour le public cible. Un jour, j’ai vu 2 unités d’apprentissage de microlearning fantastiques, mais l’accessibilité était tellement limitée (vu que c’était un élément dans un trajet d’apprentissage, seulement une petite minorité du personnel avait accès, tandis que les unités étaient vraiment intéressantes pour 75% du personnel !) que presque personne n’était au courant de leur existence. Plus tard, les 2 unités d’apprentissage de microlearning étaient également disponibles sur Intranet, où le personnel les consultait massivement. Si microlearning est utilisé dans le cadre d’une approche Just-In-Time learning, intégrez les unités d’apprentissage par exemple dans le logiciel qui doit être maîtrisé en y incorporant une icône clairement reconnaissable.

Quatrièmement le microlearning est de plus en plus appliqué lors de la conversion d’un contenu existant en forme digitale. Ce qui se passe souvent dans ce cas, est que le contenu existant est simplement coupé en morceaux et chaque morceau est converti en unité d’apprentissage microlearning sans réflexion. C’est comparable à la préparation de filet de porc, qui après coupage est servi sans croquettes de pommes de terre aux amandes faites maison, sans couronne aux légumes fines de saison et sans sauce au poivre vert. Le goût est fade et cela ne donne pas envie d’en re-goûter !

Evitez ces pièges et faites de cette forme d’apprentissage prometteur un succès, dès la première unité d’apprentissage réalisée !

Une forme d'apprentissage sous-estimée : la puissance de webinaires

Au cours de cette année, nous avons reçu la mission suivante : une chaîne de vente au détail de produits de soin et de beauté nous a demandé de réviser un de leurs besoins de formation en particulier et de formuler des alternatives.

Le besoin de formation concerné était la formation de tous les directeurs de magasin et leur personnel chaque fois qu'une nouvelle ligne de produits de soins et de beauté était ajouté à la gamme existante. La forme d'apprentissage existante consistait d'abord à former une équipe de top vendeurs et / ou des top représentants de la chaîne était formée, qui à son tour traversait tout le pays pour rassembler la publique cible à certains endroits pour la former. Le coût de cette approche pourrait s’élever à un montant considérable : le loyer pour les salles, prévoir des boissons et des amuse-gueules, les frais de déplacement pour les participants et les formateurs, remplacer le personnel absent dans chaque magasin, l'investissement du temps de travail ... Et cette situation se produisait 3 à 6 fois par an.

Après une analyse des besoins approfondie nous avons lancé la proposition suivante à l’équipe L&D de la chaîne : réaliser régulièrement de petits modules d'e-learning et de les rendre disponible sur un LMS, ce qui permettrait l'équipe de faire le suivi sur l'investissement personnel de chaque individu dans l'environnement d'apprentissage !

Franchement, je trouvais la solution proposée pas mal, parce que les coûts fixes pour l'organisation de séances d'information et les frais de déplacement étaient supprimés de cette façon. En outre, le personnel s’absenterait beaucoup moins de temps de leur lieu de travail et presque tout le personnel pourrait être formé en même temps.

Après une première phase d’évaluation approfondie, nous avons raffiné la proposition un peu : d'un côté nous avons décidé d'utiliser un outil auteur de Rapid Learning pour créer des modules d’e-learning (c’était une activité récurrente) et de l'autre, nous avons renoncé à l'utilisation d'un LMS. La raison en était que les modules avaient une motivation inhérente en elles-mêmes : le personnel avait besoin de connaître les informations dans les modules pour savoir faire leur travail, donc ils les parcourraient sûrement de leur propre initiative. Nous avons mis les modules sur l'Intranet, qui se révélait être un outil fréquemment utilisé au sein de la chaîne. La société nous a accordé le contrat pour produire les modules.

Pendant la phase de test, nous avons cependant rencontré un problème, à savoir la communication entre l'équipe de top vendeurs et / ou top représentants et le personnel du magasin était rugueux et pas du tout efficace, au cas où si ce dernier avait des questions sur les produits. Les experts n’étaient pas faciles à joindre pendant les heures de travail et ils n’étaient pas vraiment chauds pour des sessions Q&R (nous savons tous que de telles sessions ne fonctionnent bien que si tout le monde participe avec pleine conviction et si elles ne sont pas imposées).

Je me demandais alors « Pourquoi nous n’intégrons pas les sessions de Q&R et les connaissances à transmettre des modules e-learning en une forme d'apprentissage au lieu d’en faire un trajet ? » Et c’est exactement ce que nous avons fait. Finalement on a commuté vers une forme d'apprentissage entièrement synchrone, à savoir des webinaires (dont l'enregistrement peut en outre être réutilisé en tant que forme d'apprentissage asynchrone).

Webinaires ont longtemps été méconnu comme forme d'apprentissage, mais de plus en plus d’organisations comprennent l’utilité et la valeur des webinaires, non seulement comme un outil de marketing, mais aussi comme une forme d'apprentissage intégrée dans un trajet d'apprentissage. Webinaires offrent de nombreux avantages, comme par exemple : il y a un contact direct avec le public cible, le public peut être impliqué et participer de manière (inter)active (les possibilités dépendent naturellement de l'outil qu’on utilise), c’est un outil très efficace, il garantit des fortes économies de coûts. Du point de vue didactique également les webinaires sont très intéressants

, vu qu'il y a un haut degré d'interactivité, permettant aux participants d’apprendre et de comprendre plus vite.

Mais comme c’est le cas avec chaque forme d'apprentissage, il y a aussi plusieurs pièges à éviter. J’y reviendrai dans un article ultérieur.

7 tuyaux pour convertir un contenu existant vers digital learning

Lors d'un récent webinaire j’ai donné 7 conseils aux participants pour réaliser une des missions les plus demandées actuellement et un des plus grands défis du monde du learning & development de ce moment au sein des organisations, à savoir la conversion d’un contenu existant vers l'apprentissage numérique d'une manière réussie.

Deux erreurs sont souvent commises dans la réalisation d’un tel projet : d’une part la conversion n’est pas bien conçu et de l’autre on oublie que cette mission est en faite un projet de Change Management.

Voici les sept conseils d'or :

ü  Tuyau 1 : Brisez le contenu existant en petites unités et reconstruisez-le.

ü  Tuyau 2 : créez une bibliothèque de toutes les ressources existantes qui sont réutilisables.

ü  Tuyau 3 : Assurez-vous que votre bibliothèque e-Learning a une structure linéaire.

ü  Tuyau 4 : il s’agit d’apprendre et le «e» est juste un outil de support.

ü  Tuyau 5 : Fixez des objectifs d'apprentissage et assurez-vous qu'ils soient SMART.

ü  Tuyau 6 : un tel projet nécessite une approche de Change Management.

ü  Tuyau 7 : Entourez-vous avec les bonnes personnes aux bonnes places et laissez-vous guider et accompagner.

En fait, les conseils ci-dessus ne sont pas valables uniquement pour la formation, mais aussi pour le transfert des connaissances et de l'information.
Pour plus d'informations sur une telle conversion, envoyez un courriel à guy@elbac.eu ou visitez www.now.be

Les pièges de l’e-learning

L’e-learning présente comme tous les phénomènes des avantages et des inconvénients. L’art étant évidemment de mettre en évidence les avantages et de transformer les inconvénients en avantages, voire les bannir carrément, ce qui n’est toutefois pas toujours compatible. Cela va donc souvent déboucher sur des compromis. Mais ce qui doit être évité coûte que coûte, ce sont les pièges que tend encore l’e-learning même en 2015 et 2016.

Regardons de plus près les plus dangereux et plus prévenants de ces pièges (qui font que l’e-learning reçoit une image encore plus négative au sein de l’entreprise).

1) Ce qui me sidère, c’est que je remarque encore trop souvent que les modules e-learning sont réalisés sans même que les utilisateurs finaux ne soient impliqués. Il s’agit tout de même d’une condition sine qua non de décrire le groupe-cible de la manière la plus détaillée possible et de définir les objectifs d’apprentissage le plus intelligemment possible ! Le concepteur du module est souvent montré du doigt mais ce n’est toutefois pas de sa faute. En effet, si il n’est pas au courant des véritables objectifs, c’est-à-dire quelle connaissance le groupe-cible doit avoir acquis d’une part et comment cette connaissance doit être mise en pratique d’autre part, il est impossible pour le concepteur de créer un module efficace et performant.

2) Les designers ou les concepteurs partent encore trop souvent du principe que le contenu global mis à leur disposition doit de toute façon être intégré dans un module e-learning. Rien n’est moins vrai : la conversion du contenu d’un cours classique vers de l’e-contenu est surtout une question de suppression (un ratio d’environ 50% n’est pas une exception), même si vous vous mettez le SME à dos. Mettez en place avec le SME une communication qui est bonne et efficace afin de pouvoir classer le contenu fourni en 4 catégories : La corbeille, ce qui est optionnel, ce qui doit se retrouver dans l’e-contenu et tout ce qui est pour une autre forme d’apprentissage. Je vois encore trop souvent des compétences qui sont enseignées par le biais de l’e-learning alors que celui-ci ne s’y prête pas.

3) L’e-learning offre un large éventail de possibilités mais celles-ci sont souvent sous-utilisées. Beaucoup de modules e-learning sont de présentations Powerpoint améliorées qui ne visent qu’un suivi d’inscription et de participation sur un LMS. C’est dommage mais c’est la triste réalité. L’apprenant ne peut pas faire beaucoup plus que lire le contenu de l’écran et cliquez sur suivant jusqu’à la fin du module. La plupart des outils de création se prêtent pourtant pleinement à la mise en place d’activité et d’interactivité dans les modules. Pourquoi ne pas illustrer une théorie bien définie par un feedback à un petit quiz ? Pourquoi une liste de 5 éléments associés doit-elle être répartie sur plusieurs écrans (utiliser un template avec tabulations par exemple) ? Pourquoi un texte doit-il être étalé sur 6 écrans avant de répondre à un questionnaire à choix multiple ? Et la liste est longue. Les exemples que je vois au quotidien sont légion. La seule conséquence de ce manque d’(inter)activité est que la motivation et l’enthousiasme de l’apprenant diminuent rapidement et que l’e-learning n’offre plus aucune plus-value.

4) En contraste frappant avec le point précédent, c’est la constatation que les concepteurs pédagogiques se laissent guider par les aspects techniques et technologiques. Ils surchargent les modules de fioritures qui n’apportent aucune valeur ajoutée au contenu du module. Au contraire, ils ne font que détourner l’attention de l’objectif : acquérir des connaissances.
Attention: illustrations et animations peuvent certainement apporter un plus vu qu’elles veulent parfois dire plus que des mots et accrochent visuellement l’apprenant de manière plus efficace. En d’autres termes, elles permettent de mieux retenir.

5) Le dernier piège que je veux refermer afin de ne plus tomber dedans, c’est le manque total de marketing et de communication qui sont faits au sein même des organisations. Un module est fait (cela coûte du temps et de l’argent) et est placé sur le LMS sans aucune forme d’accompagnement ou de soutien. Un petit message est placé sur l’intranet (non lu pas 90% du personnel) et les participants reçoivent dans les meilleurs cas un « mail d’invitation » (appellation bizarre vu le caractère obligatoire du contenu je trouve) qui les oblige à parcourir le module endéans un certain délai. Dès la première phase où l’e-learning est repris dans la politique de formation, une bonne politique de communication ainsi qu’une approche informative doivent être élaborées (faites usage des services de marketing et de PR).Seule une approche Top-down, suivie d’une construction bottom- up peut déboucher sur un succès de l’intégration de l’e-learning dans l’offre de formation.

Lors de mes séminaires, de nombreux autres pièges seront abordés (plus de 30 même) mais les cinq dont je viens de parler doivent à tout prix être évités. Faites-y attention et votre façon d’aborder l’e-learning sera bénéfique. Bonne chance.